PPT发明者去世！为啥PPT成为职场打工人必备？

据中央广播电视总台中国之声《新闻超链接》报道，当地时间9月1日，PowerPoint的发明者丹尼斯·奥斯汀在美国加利福尼亚州洛斯阿尔托斯的家中去世。

PowerPoint有一个家喻户晓的缩写词:PPT。无论是学校课堂授课，还是企业新品发布，随处可见PPT的踪影。作为微软办公工具套件的重要组成部分，全球用户现在每天使用PowerPoint创建超过3000万份演示文稿。

PPT是如何产生和发展起来的？如何评价一份PPT做得好与不好？为什么用Word没法替代PPT？

人人都能制作幻灯片

在PowerPoint刚出现时，制作幻灯片是一项劳动密集型任务，需要手工绘制胶片插在幻灯机上，绝大部分时间不是花在创意上，而是如何实现。但到了PPT年代，各种方便的一键化操作让实现的过程变得简单，大部分时间留给了创意。因此劳动幅度变少，但思考PPT怎么做的过程大大增加。

如今，只需要有投影仪或者大屏电视机，连上电脑就能很方便地使用PPT做演示，形式也不仅局限于图文，还能插入视频等其他附注，帮助演讲者更好地了解和阐述所表达的内容。对于受众而言，尤其是在教育市场中，由于信息被拆解成声音图像和文字等各种形式，这种声情并茂的内容也更容易被认知与接受。

什么样的PPT才算“好”？

黄浩认为，PPT做得好与不好，一个较好的评价标准是能够配合演讲者表述得清楚明白，既传递了信息量，又表述了重点。

人获取信息需要通过文字图像声音等各种方式互相配合，一天中接触的信息量太多，会产生信息爆炸的感觉，因此如何平衡PPT中的信息量，以及如何在信息量中突出表达的重点，这件事比动手做PPT本身更加重要。

PPT还需要照顾显示设备，大部分的电脑或电视屏幕是16:9，商业大屏是21:9，不同的宽高比，决定了屏幕上填充的视觉元素有所不同。使用PPT模板能很大程度上解决审美的问题，并能达到事半功倍的效果，但也非常考验制作者对于PPT用途和场合的理解，比如在商业提案中选用兰花草风格的模板显然就不匹配。

有些大公司产品发布会的PPT需要长时间打磨，设计费用也很高，这是因为PPT中的设计元素都要精细化处置，还要平衡好每一页的信息量与受众接受信息的时间，素材、文稿都要不断地与演讲者去配合，是个庞大的系统工程。未来有了AI技术的加持，或许能够提高做PPT的基本水准，但如果要追求更好的效果，可能还是PPT高手会更胜一筹。

用Word还是PPT？适合的才是最好的

作为办公软件的Word同样有着强大的功能，乔布斯甚至说过:“知道自己在说什么的人根本不需要PowerPoint。”为什么Word没能取代PPT？黄浩表示，显示设备与使用场景的不同，决定了对于Word文档和PowerPoint幻灯片会采取截然不同的处理方式。

Word本身并不是用于屏幕展示的软件，其编排格式都以印刷为核心；而PPT则是放在屏幕上，通常不直接作为打印内容。正因此，Word会有页边距方便打印装订，字体方面也多为宋体，而PPT的字体多为微软雅黑等。

当然，很多时候Word要比PPT更高效地传达信息，在职场中也不必拘泥于一定要使用PPT完成某项工作，适合的形式才是最好的。如果过度追求形式感，到最后可能泛化演变为形式主义，反而带来额外的时间和效率上的浪费。

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